大人のマナー常識講座

組織の一員として行う絶対条件：仕事の基本は「ホウレンソウ」！

みなさん、「ホウレンソウ」という言葉をご存知ですか？
（もちろん、食べる「ホウレンソウ」ではございません。ｗ）

学生という団体生活でも教わっているはずのこの言葉。

そう。
「ホウ」＝「報告」
「レン」＝「連絡」
「ソウ」＝「相談」です。

恐らく、学生の頃にも一度は聞いたことがある言葉だと思います。

この記事を読んで、「そんなの知っているよ」と思ったあなた！
会社という組織内（もしくは日々の生活）で
実際に「ホウレンソウ」を実行できていますか？？

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まずはじめに「ホウレンソウ」は、組織の一員としての絶対条件です。

仕事を日々こなしていくにつれ、良い結果の反面、失敗やトラブルに陥ることも必ずありますよね。
そんな時、あなたは「どのタイミング」で「どのように上司へ現状報告」をし、どんな内容で「相談」しますか？

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トラブルの時こそ、正確・迅速・簡潔にお互いが伝え合うことができなければ、
100％、大きな過失や損失につながります。

しかし、何も考えずただ単純に「トラブルの内容を報告するだけ」。では、
社外からはもちろん、社内でも大きな期待を裏切る結果につながる恐れもあることを覚えておきましょう。

じゃあ、どんなことを注意して、どんな内容を、どんな風に伝えればいいか？
ポイントを押さえて、ご紹介いたします。

●報告のポイント
1.早めに報告
報告したらどうなるか、、、という恐れを振り払い、
事が起こった早い段階で、作業を指示した上司に報告しましょう。

2.結論を先に伝える
失敗をしたりするとすぐにでも弁解をしたい気持ちはありますが（汗）、
まずは結論を先に述べ、その後、そこに至った経緯を伝えましょう。

3.事実と意見・憶測は分ける
まずは、事実を述べましょう。
その後、自分の意見や憶測を伝えます。

4.必要であれば、資料を添える
複雑な内容やデータが必要な時は、可能な限り資料をそろえると良いです。
※資料作成に時間がかかりそうな場合は、まずは口頭で伝えることが大事です。

●連絡のポイント
1.細かいことも連絡
これは伝えなくても良いかな？という件もあるとは思いますが、それを決めるのは会社であり、
細かいことでも確実に上司に伝えることが情報共有には必須です。
特に新人のうちは、信用をつけるという面で、必ず実行をしていきましょう。

2.曖昧な表現や言葉はNG
「●●のようです」や「●●みたいです」という曖昧な表現は
混乱やより深いトラブルに発展する恐れもあるため、NGです。

3.関係者全員に事実を伝える
全ての関係者に必要な情報が伝わらないと、トラブルを招く恐れもでてきます。

4.電話やメール、FAXも活用！
状況により、電話やメール、FAXも活用しましょう。
しかし、機密性の高い内容は、外部に漏れたりという恐れもあるためNGです。

●相談のポイント
1.すぐに相談する
ミスやトラブルが発覚した場合は、状況が悪化する前にすぐ、上司へ報告・相談をしましょう。

2.相手の都合を考える
重大な報告、至急の相談でなければ、上司のスケジュールや仕事状況、都合を見計らって
相談をするようにしましょう。

3.自分なりの対策案を必ず用意
自分なりの対策案を用意せず、何の考えも持たず相談をすることは
時間の無駄であり、それに対して時間を費やす多忙な上司の手を煩わせることになります。
まずは、自分なりの意見をしっかりと考え、「こうするのはどうでしょうか？」と相談しましょう。
自分の意見を持っていることにより、あなたに対しての信頼度も確実に上がります。

4.なんでも相談はNGです
当たり前ではありますが、勤務中に仕事に関係ない相談を上司にするのはNGです。

先ほども書きましたが、「ホウレンソウ」は、組織の一員としての絶対条件です。
これを徹底することが、社会人としての務めであり、
ほとんどの仕事は「ホウレンソウ」で成り立っているといっても過言ではありません。

もちろん、相手は社内だけとは限りません。
社外の顧客と良い人間関係、信頼関係を築き上げるには
報告・連絡・相談は必須条件でもありますね。

社会人の一員として、「ホウレンソウ」を正しく使いこなし、
確実に実行できるように、是非心がけていきましょう！

次回は、「初対面の人との会話で避けた方がよい話題」をご紹介します。
社会人のあなたはもちろん、営業の方は、必見！
お楽しみに！