GmailとはGoogle社が提供しているフリーメールサービスのことです。
フリーメールとして多くの方はGmailを活用しているのではないでしょうか。
組織業務の効率化のためにGoogle appsMというグループウェアを導入している企業は多く、
Gmail と Google カレンダー、ハングアウトなどを利用すれば従業員間の業務連携を高め、
コストと時間を大幅に節約することができます。
[Gmailがビジネス導入に選ばれる理由]
1.ウェブメールである
インターネット環境さえあれば、出張先や自宅など社外にいるときに
急な案件をメールで対応することが可能となります。
2.複数のメールアカウントを集約できる
Gmailの設定では社のメールアカウントを登録しておくことでメールのチェックだけでなく、
会社用メールアドレスでのメール送信を行うこともできます。
3.充実したフィルタ機能
精度の高い迷惑メールフィルタや自分で簡単にカスタマイズできるフィルタ機能によって自動的にメールが振り分けされ、大事なメールを即座にチェックすることができます。
さらにフィルタを用いたメール転送も可能なため、
特定のメールだけを別のメールアドレスに転送するということもでき、
より管理がスムーズになります。
4.高度な検索機能
重要なメールはどんどん蓄積されて膨大なデータとなっていきます。
メールのタイトルではなく本文に重要な情報が含まれる場合も多いでしょう。
その膨大なデータの中から、必要なワードが含まれるメールだけを
的確に検索するには高度な検索機能が必要となります。
Gmailは検索エンジン「Google」のアプリケーションであるため、
検索機能は他のメールソフトより高精度です。
[ビジネス導入の課題]
Gmailを始めとするウェブメールサービスの欠点は
セキュリティの問題が避けられないことです。
本来は社内で厳しく管理しなければならない情報も
インターネットを経由してしまうことで、
情報漏えいの危険性や不正な攻撃を受ける脆弱性が生まれやすくなってしまいます。
そこで多くの企業はこうした外部のウェブメールを社員が利用できないようにしています。
しかし、業種や職種によってはセキュリティのリスクよりも
クラウド化の利点を優先させるビジネス利用が増えてきているようです。
リスクと仕事の効率化のバランスを考慮して上手に活用できるよう、
Gmailのアカウントをより強固なセキュリティにする
「2段階認証プロセス」の設定をお勧めします。
⇒2段階認証プロセスとは
Googleアカウントにログインする際、ユーザー名とパスワードを入力する認証の次に、
もう一段階「確認コード」を入力する認証をクリアして、ようやくログインできる。
という二段階の認証プロセスです。
設定方法はとても簡単ですので、ご紹介します。
1. Googleにログイン
2.コードまたはセキュリティキーを入力する
確認コードの受け取り方法として携帯電話のメールか音声通話のどちらかしか選択できません。
携帯電話のメールを使用する場合は「コードの受け取り方法」で
「テキストメッセージ(携帯電話のメール)」をチェックし、
その後で携帯のメールアドレスを入力しご利用の携帯キャリアに合わせて
ドメイン名を選択して下さい。そして「コードを送信」ボタンをクリックます。
3.信頼できるパソコンとして登録
「このパソコンを信頼できるパソコンとして登録する 」にチェックをすると、
現在使用されているパソコンが信頼できるパソコンとして保存され、
このパソコンからは2段階認証を行なわずに
通常のユーザー名とパスワードによる認証だけでログインが可能となります。
他の人のパソコンを借りて設定している場合や 常に2段階認証を行なうようにする場合は
チェックを外して下さい。(この設定は後から変更可能です)。
さらに、日頃より自分のGmailアカウントが
悪用されていないか調べるようにしましょう。
不正アクセスされたかを調べる一番簡単な方法をご紹介します。
●メールのアクセス許可を確認する
自分のGmailアカウントにされているか確認しましょう。
許可されている場合、知らないアカウントではないかチェックが必要となります。
●アカウントの履歴をチェック
Gmailアカウントの右下にある「アカウントアクティビティの詳細」をクリックすると,
履歴の一覧を確認することができます。
自分がログインしたことのない地域からの アクセスがあった場合はリストの上にある
【他のセッションをすべてログアウト】をクリックします。
これで不正アクセスしている人物は一時的にログアウトさせられます。
その後パスワードの変更を行ってください。
[個人情報漏洩対策]
昨今個人情報の流出が問題となっていますが、
もし万が一自分の情報が外部に漏れだしてしまったら・・・。
しかも、あちらこちらでアカウントを作成している為に
どこから漏洩したのかわからず企業に対する責任追及もできない・・・。
考えただけでも恐ろしい内容ですが、他人事ではありません。
そこで、自分の個人情報がどこから流出したのかがわかる！
そんなテクニックをご紹介いたします。
●Gmailアドレスを登録先に応じて使い分ける
実はGmailというのは、Eメールアドレスの＠（アットマーク）の前
に半角のプラス（+）を入力すると、その後のアドレスを無視する特徴を持っています。
 |  |  |
こちらの4つのアドレス、実はすべて1.を保有しているアカウントに届きます。
＋以下の文字については半角英数字であれば自由に設定できるので、
次の表のようにメールアドレスを使い分けることが出来ます。
つまり、自分の個人情報を登録する先に応じて、
自由にメールアドレスを変更することが出来るのです。
＋以下の部分をチェックすることで個人情報が流出した先がわかる仕組みになっているので、
全てのアカウントを同じアドレスにて登録されている方は、ぜひ試してみてください。
また、半角のプラス（+）のほかにピリオド（.）も同様にGmailアドレス1つあれば、
複数のアカウントを作ることができます。
アドレスの@の前までの好きなところに、ピリオド（.）をつけると、
そのままピリオド無しのアドレスに、メールが届くようになっています。
 |  |  |
サービスによっては、アドレスにプラスが使えないものもあるので、
その場合はこのピリオド（.）での管理もおすすめです。
このようにGmailにはたくさんの機能が存在します。
ライフエスコートでは、御社のご要望に合わせたGmailの利用方法をメールにて受け付けております。
是非 お気軽にご相談くださいませ。
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株式会社 ライフエスコート
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