【EC運用実録ファイル】

【LE通信57号】時短とともに変化が期待されるアウトソーシング業務

今回のテーマは、利益追求による『業務過多』と『時短』とともに、
変化を期待されるアウトソーシング業務についてです。

最近、「時短」「業務過多」のためか、仕事を発注する側、受ける側ともに、
その仕事の内容をよく理解せず仕事を行い、
結果、納品後に「これは思っていたものと違う、修正してほしい」という
非効率な仕事が多くなってきたように思います。

本来初めからお互いがその仕事の内容を十分理解していれば、このような事態は発生しません。
つまり、これは非常に無駄な時間を過ごしているだけでなく、お互いの満足度も低い結果となります

では、なぜこのようなことが頻繁に起こってしまうのか、
実際の話から振り返ってみたいと思います。

その前に、まずはよく現場で使われている言葉の確認から行っていきます。
あなたは、「アウトソーシング」と「外注」の違いをしっかり理解していますか？

◆アウトソーシングとは

企業が自社の業務を外部の専門業者などに委託すること。
技術やノウハウを持たない企業でも、外注することで、専門性の高い業務や新規事業などに進出することが可能になる。
自社で正社員を育成する場合に比べ、短期間かつ低コストで済むため、経営資源を有効活用できるというメリットもある。
（出典：ASCII.jpデジタル用語辞典の解説）

また「アウトソーシング」は日本語で”外部委託“とも呼ばれ、
類似の言葉で「外注」という言葉があります。

◆外注とは

社内で行うとコストとして見合わないが、そのコストで業務ができる企業を探し仕事を依頼する。
つまり外注は何よりコスト面のメリットが大きい。

両者の違い、わかりましたか？（ちょっとかっこいいからと横文字で「アウトソーシング」と言っているだけではないのです。）
この違いをしっかり理解していないと様々な行き違いが生まれることとなります。

弊社もたくさんの企業様から業務を請け負う傍ら、
自社の業務をアウトソーシング、外注することがあります。

例えば、弊社が「外注」する場合は、主要業務である
・システム構築
・保守運用
・ホームページデザイン
・コーディング
・運用
・アクセス解析
・撮影業務
・切抜
・商品説明文
・各ＥＣサイトのへの登録
・ＨＴＭＬメルマガの作成
・配信業務
が依頼内容となります。
この部分は本来自社でできるものだからです。

一方、「アウトソーシング」は、それ以外の業務を依頼する場合となります。

現在、弊社では労務管理、経理関係は社内にスタッフがおりませんので、
業務を行うにはアウトソーシング（外部委託）するしかありません。

また最近では、越境ＥＣのご相談事項が急増しておりますので、
輸出入の相談代行業務はアウトソーシングしています。

ちなみに、アウトソーシング先を探し、
仕事を依頼するには非常に骨が折れます。

なぜなら自社では知識が深くないので「どのような業務」で「どれだけ時間がかかるのか」わからないからです。
さらに、期待以上のサポートがないケースもあります。

実際、アウトソーシング先から仕事を始める前は「親身になってサポートします！」と営業されますが、
仕事を始めてみると「ここまでしかやってくれないのか」と落胆することがしばしばです。

打って変わり、弊社では、外注先さんの選定は
アウトソーシング先選定とくらべると自信をもって選定することができます。

業務に精通している分、詳細な注意事項などを具体的に提示でき、
トラブルになることは初回ぐらい、些細な行き違いで終わります。

また、弊社の考えとしては、一緒に同じ業務を行っていただく外注先企業様に継続してお仕事を依頼していきたいと思っているため、
「いかに良い関係を築き上げていくか」という重要性も社員で共有するようにしています。

そして、時々、社員以上の待遇をしたりもします。

また、社員も社員以上に外注先企業様から仕事を教わっているケースも多いようです。

では、本題のテーマ「仕事の内容をきちんと理解していないために発生する非効率な仕事はなぜ頻発するのか？」に戻りましょう。

■その業務はアウトソーシングか？外注か？

最近、弊社社員とこのようなやりとりがありました。

A社員「今回のこの仕事、時間がないのでアウトソーシングしていいですか？」

A社員に対する私の質問と対応↓

「そもそもその業務は、アウトソーシングか、それとも外注か？」と確認します。
そして、すぐさま答えられないようであれば、
時間及び費用の無駄なので社内でまずは業務を行うように指示します。

外注に依頼するのであれば予算と業務マニュアルを依頼先よりしっかり提示されていなければいけません。
先ほども述べましたが、アウトソーシングとは、社内ノウハウがない部分を外部の力をかりて、
自社しかできない業務に集中するために行う委託です。

この意味合いを理解していない両社は、
お互いになぜ相手側は期待以上にやってくれないのかと不信に思うことになります。

■実録！ある駄目社員がアウトソーシング先に言い放った一言

・御社プロでしょ。しっかり提案して下さいよ！

⇒目的がしっかり伝わっていない。

・私はこの商品についてよくわかりません。他部署に直接聞いてください。
⇒担当者意識が低い。

・気づいてくれてもいいんじゃないですか？！
⇒お互いの確認事項が明確になっていない。などなど

特に業務内容、時間を理解しようとしないケースでは、
本当に両者が不幸になります。

インターネットで調べればすぐに出てくるケースでも、
それを怠り無駄な時間を発生させてしまうのです。

これは、最近、下請法に明らかに違反している場合もあり、
会社に迷惑をかけるケースもありますので十分注意が必要です。

では、こういうことが発生しないようにするにはどうしたらいいのでしょうか？

■非効率なやりとりを頻発させない方法

大前提として各社の役割を明確にわけること

例えば、納品物の場合

・商品のホームページを作る場合は、発注元は商品情報をできるだけ詳しく記載した

資料と重要なポイントを指示し、かつ、参考イメージをつけること。これが最低限です。

デザイナーは、頂いた資料を元にヒアリング、イメージを聞きだし作成していく流れになります。

・次にもっと短時間でコストを下げたい場合は、レイアウト、テキスト、素材をどこにどうつかうかを記載した指示書を渡すということにつきます。

この２つを行うだけで、時間及び納期が短縮されます。

日々色々な業務を依頼されますが、担当者が業務全体、商品のこと、

システムのことを詳しくわかっていないというケースでよくトラブルが起こっています。

また、お客様から来たメールをただ依頼先に転送するだけというケースも、
依頼した本人がその内容を把握していないためトラブルを引き起こします。

弊社では、そのトラブルを回避するために、メール転送の証である

「ＦＷ：」の件名がついたメールが回覧されると上司より内容を理解しているかの確認・注意が入ります。

これは運用業務についても同様のことが言えるでしょう。

運用業務の範囲を指定しないで色々と話が進む場合は、のちのち色々な問題が発生します。
そして、お互い都合のよいように解釈しトラブルになるケースも多々見られます。

回避策としては、業務範囲を細かく決めるという事が非常に重要です。

この点については最近流行のクラウドワークスのように、
仕事終了後お互いが評価を入れるような仕組みで仕事を行えるようにすべきで、
もしくは第三社的な企業に入ってもらい次回の改善につながる評価を入れてもらえる仕組みがあるといいように思います。

また、弊社も新しいスタッフが増えつつありますので、アウトソーシング業務として引き受ける仕事については、
専門性を求められている仕事であるということを意識させ、プロ意識をもって仕事に取り組んでもらう必要があると改めて感じております。

このように、お互い非効率な時間をなくし、「時短」「利益追求」していくためにも、
今、アウトソーシング業務は変化が期待されているのではないでしょうか。

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

株式会社　ライフエスコート

東京港区芝1-14-11芝明月ビル6F

TEL:03-5765-6960
FAX:03-3452-0966
Email:info@life-escort.co.jp

平日　9：30～18：30

ホームページ：https://www.life-escort.co.jp/

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★